保育書類が多すぎてファイル名が混乱…それ、システムで整理できます
保育書類が多すぎてファイル名が混乱…それ、システムで整理できます
日誌・指導案・行事計画・連絡文書…。
「最新版はどれ？」問題は、ルールと仕組みで解決できます。
どこで詰まっている？
- 保存場所が乱立（個人PC・USB・共有・クラウド）
- 命名がバラバラ（
最終_最終版_本当の最終.xlsxが大量発生） - 共有と承認の流れが不透明（更新履歴が追えない）
まず決める“3つの土台”
- 置き場の固定：原本はNASの決めた場所に一元管理
- 命名規則：
年度_文書種別_園名/クラス_版数_日付など - 履歴と権限：更新者／更新日時／承認の記録を残す
ICTでできる整理術
- テンプレート配布（共通レイアウト＋必須項目）
- 検索・絞り込み（年度・文書種別・クラスで一発）
- ワークフロー（下書き→承認→配布の見える化）
すぐ使える命名サンプル
2025_指導案_さくら組_v03_2025-11-01.xlsx 2025_行事計画_運動会_全園_v02_2025-10-15.pdf 2025_日誌_もも組_v12_2025-10-31.docx
チェックリスト（掲示用）
□ 原本はNASの“決めた置き場”のみ □ 命名規則が園内で共有されている □ 版管理（v01, v02...）で最新版が一目で分かる □ 更新者・承認者の履歴が残る
まとめ
置き場・名前・履歴の3点を固めれば、探す時間は劇的に減ります。
“人の努力”ではなく、“仕組み”でミスを減らしましょう。
