USBメモリ運用で起きやすいトラブルとその対策

「とりあえずUSBで持ち運び」。
便利ですが、園の現場では事故の温床になりがちです。
起きやすいトラブルと、今日からできる対策をズバッとまとめました。

よくあるトラブル

• 紛失・置き忘れ：個人情報の漏えいリスクが直撃
• ウイルス感染：持ち込んだPCから園内PCへ連鎖
• 最新版がどれ問題：同じファイルが乱立、更新漏れ
• フォーマット不一致：exFAT／NTFSで読めない・壊れる
• 物理故障・突然認識しない：静電気・抜き差しの繰り返しで死亡
• 持ち出しルールが曖昧：誰が何を持っているか不明

対策（短期：すぐやる）

• USBに機微情報を入れない（原則禁止）。やむを得ない場合は暗号化（BitLocker等）
• 園内PCに常駐ウイルス対策＋USBスキャンを自動で実施
• USBは台帳管理（番号付与・貸出記録）。私物USBは使用禁止
• ファイルはNASの所定フォルダが“原本”。USBは配布用のコピーのみ

対策（中期：仕組みで防ぐ）

• 共有はNASへ一本化（アクセス権・履歴・バックアップをセットで運用）
• 命名規則と保存場所を固定：例「YYYYMMDD_クラス_件名_連番」
• 持ち出し承認フロー（園長承認／期限付き／自動リマインド）
• USB自動実行の無効化、書き込み制御（管理端末のみ書き込み可）